想做好项目管理必须搭好“脚手架”

  有人说项目管理工作,除了苦没有别的。只要你能熬、能吃苦,就能干出成绩来。大多数人都认为“勤奋出结果”,只要努力,就能将一切变为自己的资历。

  真的是这样吗?对于这种说法,我只承认一半,勤奋固然重要,但得有效。就拿项目管理工作来说,经过一年的职场检验,大概就能知道,谁是有潜力的,谁是混日子摸鱼的,谁又是认真努力却做不出成绩的。为什么会出现这些局面呢?

  我们都知道盖房子的过程,有一个很重要的步骤,搭脚手架。它是为了保证盖房子时各施工过程顺利进行而搭设的工作平台。在项目管理工作中,这个“脚手架”就是保证项目顺利进行搭建的框架。如果这个“脚手架”没有搭好,工作起来势必艰难,也难在职场上脱颖而出。

  那么,什么是项目管理工作中的“脚手架”呢?如何来搭建好这个“脚手架”?今天和大家分享一些看法。

  在探讨项目管理“脚手架”之前,我们先得知道项目管理究竟是怎么一回事。简单来说,项目管理是用一系列的方法、工具、技术使项目达到既定目标的过程。

  我们经常也能听到周围对项目管理工作质疑和误解的声音,质疑项目管理方法只是一套“花架子”,并不适用于实际工作。但大家有没有想过,好的项目管理,不仅需要开阔的思路和视野,更需要系统的思维方式和框架。

  项目管理的“脚手架”到底是什么呢?整个项目管理框架中,项目启动过程组的重要性不言而喻。所谓搭建做好项目管理的“脚手架”,其实就是深入了解并掌握项目启动流程,并以“目标—业务—过程—目标”为线,保证项目流程的完整及合理。这个路径走下来,我们才能不像无头苍蝇那样,知道每天“沉浸”在项目管理中到底要做什么。

  项目管理整体框架分为五个过程组,第一个过程组就是项目启动,我认为这个过程是项目管理的“脚手架”,只有做好这个过程,才能把握住整个项目的脉络。项目启动的环节,分为三个部分:①项目的价值研究;②项目的启动准备;③项目的启动会。

  项目进行的第一步是对项目进行价值研究,从想法到现实,一个项目的孵化过程并不简单。我们需要从多角度思考这个项目是否有价值,能否将想法变为现实,这个项目是否符合整个公司的战略方向等。

  项目启动准备是项目过程中最花时间,也是最重要的一个步骤。项目的启动准备旨在掌握与项目息息相关的问题:项目目标是什么?项目范围是什么,包含哪些内容?项目组由哪些成员组成,组织架构又是怎么样的?如何界定项目关键里程碑?执行过程,项目信息如何保证同步?

  做项目是一个较为抽象的过程,如果没有目的、目标的指引,项目工作开展则无方向,团队如同迷失在荒野之中。

  项目目标是指达成这个项目的具体指标,目标就是衡量一个项目成败的标准。因此,做任何一个项目前,我们要弄清楚“项目目标”,且目标要满足 SMART(S=Specific、M=Measurable、A=Attainable、R=Relevant、T=Time-bound) 原则,必须是有细节、可衡量、可达到的。

  有了具体的目标,再获得项目发起人和主要相关方的确认后,将目标写下来,后续的工作才有据可依。

  项目范围是确定项目中要做什么和不做什么。项目范围是逐步细化的,在启动阶段不强求细化到具体的需求,但必须要确定好范围和边界,这样才能确定相关方,框定投入项目的人力。

  确定项目范围时,项目涉及的所有相关方全部要参与项目范围的收集和讨论,防止重要的项目范围遗漏,避免在此过程中只关注了功能性的需求,而忽略了性能。如果在项目执行过程中才发现忽略了一些项目范围,可能会导致项目范围扩大或项目交付不及时等后果。

  方法一:基于项目组织相关方的梳理方式,把项目核心工作团队和周边相关组织分离出来,明确项目核心工作团队和上层管理决策团队、兄弟依赖团队、行业运营团队等部门之间的关系。目标是明确在项目中各个组织的定位和职责。

  方法二:基于项目任务的拆分,明确各个子系统、模块的负责人,这样的好处是确定每个相关方的职责范围和项目工作汇报关系。

  里程碑是一个非常形象的概念,例如,开车上高速,我们通过观察道路的里程标记,以评估自己走了多远或者定位自己所处的位置。项目管理中,我们用里程碑来衡量项目目标的进展情况,它是向内外部相关方传递项目状态的重要工具。

  里程碑不消耗工期,但明确标志着项目中重要事件的开始或完成状态。除了能帮助项目团队成员和其他相关方了解项目状态之外,里程碑还能确定是否需要给供应商和服务提供商支付费用等功能。

  项目执行过程中,里程碑的设定有助于阶段性的成果确认,可以避免造成影响项目整体的问题。通过早期里程碑评审,可以提前发现需求和设计中的问题,降低后期修改和返工的可能性。里程碑强制规定在某段时间做什么,从而合理分配工作,细化管理工作。对复杂的项目而言,每一阶段的进度都需要逐步逼近目标,每一个关键里程碑产出的中间“交付物”,都在接近目标。

  在不同的项目情景里,我们可能会用到不同的项目关键里程碑划分的方式,最常见的两种方式有:强调过程的按阶段拆分和强调结果的按迭代拆分。

  项目信息同步机制的建立,是为了让项目中的信息做到快速平稳地流动,做到项目信息对相关方公开透明是降低项目风险、推动项目进展的重要手段。

  基于不同类型的项目或团队特点,我们常见的信息同步的方式包括:项目例会、周会、每日站会或利用即时通信工具传递信息等。

  启动会是一个非常重要的项目会议。会上,所有与项目相关的目标和价值、项目团队、项目相关流程制度、相关方等基本信息,都将在会上整体亮相。这次会议是承上启下的衔接,会后,项目便正式进入执行阶段。

  在项目启动会上,除了明确项目的目标和价值,我们需要传递哪些信息呢?从项目整体流程上来说,我们需要明确相关方对项目的认知、对项目管理的授权、明确管理机制以及项目成员的具体工作。以一个客户关系管理(customer relationship management,CRM)项目为例,项目启动会可以参以下流程。

  做好一个项目,搭建好“脚手架”至关重要,虽然做好项目启动过程并不能让项目瞬间完成一半,但毫无逻辑的项目启动,一定会让项目举步维艰。

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